Tips Bisnis

Tips untuk Membantu Merampingkan Proses Pembelian Bisnis

Bagi banyak organisasi, membeli inventaris, suku cadang, dan barang lainnya adalah salah satu aspek terpenting dari proses bisnis untuk mendapatkan hasil yang benar setiap minggu. Anda harus selalu memiliki stok barang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan untuk menghindari masalah seperti membayar terlalu banyak untuk barang, tidak mendapatkannya dengan cukup cepat, stok rusak yang ada di sana daripada dikembalikan ke vendor, dan banyak lagi.

Namun, proses pembelian bisa jadi berbelit-belit dan sangat memakan waktu, terutama jika Anda menjalankan bisnis kecil dan tidak memiliki anggota staf yang berdedikasi untuk berkonsentrasi menjaga area ini. Jika Anda berada di posisi ini atau ingin menemukan cara untuk menghemat waktu, stres, dan uang, baca terus beberapa tips untuk merampingkan pembelian yang dapat Anda ikuti sekarang.

Identifikasi Masalah dalam Proses Pembelian Anda

Para pemula perlu melihat proses pembelian Anda saat ini secara analitis untuk mengetahui masalah apa yang Anda hadapi saat ini dan dari mana asalnya. Misalnya, apakah anggota staf Anda kurang produktif karena mereka harus menunggu peralatan yang mereka butuhkan? Atau apakah Anda menghabiskan terlalu banyak uang untuk inventaris atau barang yang salah?

Mungkin pelanggan Anda mengeluh karena Anda tidak mendapatkan bahan dengan cukup cepat untuk memenuhi pesanan mereka, atau pesanan pembelian yang Anda gunakan mungkin kurang, atau jenis dokumen lain dapat menyebabkan kemacetan. Setelah Anda memeriksa prosesnya dari ujung ke ujung, Anda akan bisa mendapatkan ide tentang apa yang dapat Anda lakukan dengan lebih baik.

Tentukan Siapa yang Akan Menangani Apa, dan Mungkin Tingkatkan Otoritas

Selanjutnya, pastikan semua orang dalam bisnis memahami dengan jelas siapa yang menangani apa yang akan dibeli. Buat seperangkat pedoman yang memecahnya untuk orang-orang dan pastikan anggota tim yang bertanggung jawab atas berbagai aspek proses mengetahui apa yang perlu mereka lakukan dan jenis kerangka waktu apa yang perlu dilakukan.

Selain itu, sering kali ada gunanya memberi lebih banyak orang kewenangan untuk melakukan pesanan pembelian. Saat Anda hanya memiliki satu atau dua orang yang menangani tugas, kemacetan dapat dengan cepat muncul, dan karyawan tersebut dapat menjadi stres, kesal, dan membuat kesalahan. Hindari hal ini dengan memperluas otoritas ke lebih banyak orang dalam bisnis.

Untuk memastikan hal ini tidak menyebabkan pengeluaran berlebihan, selalu tetapkan parameter khusus untuk diikuti staf, seperti pedoman kartu kredit tertentu dan batas pengeluaran yang ditetapkan (Anda mungkin ingin menyimpannya lebih rendah untuk karyawan baru atau mereka yang kurang berpengalaman dengan pembelian). Anda juga dapat menentukan jenis barang atau layanan yang boleh dibeli oleh setiap pekerja tertentu, dan Anda mungkin ingin membatasi karyawan tertentu untuk hanya menggunakan vendor tertentu.

Dengan mengizinkan lebih banyak tim Anda melakukan pembelian, terutama untuk barang-barang biasa seperti perlengkapan kantor, mendapatkan stok barang yang diperlukan lebih cepat, memastikan Anda benar-benar mendapatkan barang yang Anda butuhkan, dan meningkatkan produktivitas. Untuk membuat prosesnya lebih lancar, buat dokumen pesanan pembelian di seluruh perusahaan untuk digunakan karyawan. Jika Anda memerlukan bantuan dengan ini, lihat templat pesanan pembelian yang dapat dicetak gratis ini.

Buat Daftar Vendor yang Disetujui Sebelumnya

Terakhir, cara lain untuk menyederhanakan proses pembelian Anda adalah dengan membuat daftar vendor yang telah disetujui sebelumnya. Pikirkanlah: jika anggota tim Anda harus meneliti dan mengonfirmasi vendor setiap kali mereka ingin membeli sesuatu dan menunggu manajer mereka atau departemen akuntansi untuk memeriksa perusahaan, ini akan membuang-buang waktu mereka dan membuat mereka kurang efisien. Ini juga berarti barang mungkin kehabisan stok lebih lama, menahan pesanan pelanggan.

Namun, jika Anda secara teratur bekerja dengan pemasok yang sama yang Anda kenal dan percayai untuk memberikan harga yang baik dan layanan yang sangat baik, dan dengan siapa Anda mungkin mendapatkan diskon vendor, ada gunanya meminta semua orang untuk menggunakannya. Buat dokumen atau sistem pembelian online dengan semua vendor yang disetujui terdaftar, termasuk semua rincian kontak yang relevan, brosur produk, harga, formulir pemesanan, dan sejenisnya, sesuai kebutuhan. Juga, berikan pemasok yang sama ini daftar berbagai karyawan yang dapat menyelesaikan pesanan melalui mereka, atau berikan kode pembelian khusus kepada pekerja.

Selain itu, Anda juga perlu mengumpulkan template ‘permintaan proposal’ untuk tim Anda. Mereka kemudian dapat menggunakan ini saat mereka perlu mencari berbagai tawaran untuk suatu pekerjaan. Sekali lagi, ini akan mempersingkat proses dengan cukup cepat.